Como utilizar uma assistente virtual para aprimorar seu RH

Durante muito tempo, ter um escritório físico, funcionários dedicados e até alguém para servir o café era algo indispensável para uma empresa. Hoje, devido às necessidades do mercado, mas também à tecnologia que se tornou disponível, empresas podem ter maior produtividade e claro, redução de custos, compartilhando recursos. Em termos de escritório, vemos a explosão dos coworking, por todas as capitais e até cidades médias.

Em termos de produtividade, as secretárias que sempre foram fiéis escudeiras, para que profissionais liberais e executivos conseguissem dar conta de toda sua agenda, hoje estão disponíveis de maneira compartilhada, e 100% remota, auxiliando quem atua em Home Office ou no próprio Coworking. A recepção e telefones são agora cuidados por profissionais, à quilômetros de distância, e que fazem até mesmo pesquisas, ligações ativas de coordenação de reuniões, pesquisas de satisfação, ações de relacionamento e prospecção de novos clientes e segmentos.

Como a Secretária Virtual funciona?

O serviço de Assistente Virtual (conhecido também como Secretárias Compartilhadas ou ainda Secretária Virtual) surgiu a partir da necessidade de profissionais que viam-se amarrados e limitados na própria produtividade e pouco tempo disponível, devido às inúmeras reuniões, entrecortadas por ligações telefônicas, deslocamento, etc… Estas assistentes, hoje têm como principal função atender (potenciais) clientes, sanar suas dúvidas e solicitações logo no primeiro contato telefônico, onde o fluxo deste diálogo acontece com base em um script personalizado combinado, de acordo com as particularidades de cada negócio. Além disso, devido à procura pela otimização de espaço e redução de custos, tudo isto é realizado remotamente, ou seja, não é necessário designar determinado espaço físico na sua empresa/coworking/home office para que uma Assistente Virtual possa realizar seu trabalho, pois a mesma estará alocada em outro ambiente (externo), realizando o atendimento receptivo ou ligando para seus clientes, em nome da sua empresa ou negócio.

Agora que você já sabe como funciona este serviço, que tal conhecer algumas funcionalidades possíveis para aplica-lo e aprimorar o RH da sua empresa? Secretárias Virtuais, podem:

• Atender seus clientes 24 horas, se necessário, garantindo que tudo está sendo registrado e enviado via e-mail ou SMS.
• Agendar consultas e reuniões, inclusive na sua agenda online ou sistema;
• Realizar ativos telefônicos para cobranças, coordenação de reuniões, pesquisas, ações de fidelização, pesquisa e estímulo de recompra, etc…
• Coordenar agenda (seja de confirmação de reuniões, de consultas, ou mesmo agendamento);
• E, até mesmo, tirar dúvidas mais frequentes dos seus clientes, na hora que ligam para o seu negócio, transformando cada contato em um lead/oportunidade.

Em momentos de pico, normalmente das 9h as 12h e depois, novamente, das 14h as 17h, é comum a perda de ligações devido à falta (ou ausência) de funcionários dedicados ao atendimento telefônico, porém, perder ligações significa, basicamente, perder oportunidades e isso não está nos objetivos de nenhum negócio, não é mesmo?! Porque, então, não contar com recursos extras, no momento preciso, que além de garantirem atendimento padronizado aos clientes, em nome da sua empresa, ainda disponibilizam atendimento simultâneo de chamadas?

Quando perguntamos aos nossos clientes quantos funcionários são necessários para atender o volume de ligações da empresa, notamos que muitos não têm uma resposta clara e segura, portanto, desenvolvemos o Simulador de Recursos para Atendimento. Nele, fica clara a oportunidade de se aplicar recurso extra (Assistente Virtual), para reduzir custos, nos momentos em que há mais ligações simultâneas entrando. Além disso, é possível observar quanto pode-se economizar, ajustando-se o número de pessoas previsto e/ou usando a técnica de transbordar ligações para empresas especializadas em atendimento compartilhado, como o que fazemos na Prestus, apenas nos momentos de pico, onde isto é necessário, ou o tempo todo, para liberar vendedores e pessoal a focarem apenas em leads já qualificados pelo atendimento receptivo.

Para simular a quantidade de funcionários necessários para atender determinada quantidade “por hora” de ligações (uma média de 3 minutos de duração, cada chamada), basta escolher a quantidade de chamadas entrantes por hora (clicar nos botões “+” e “-“) e, então, escolher o número de funcionários dedicados ao atendimento que sua empresa possui. O simulador mostrará qual a situação da sua empresa, quantas ligações estão sendo perdidas, e ainda dará dicas de como otimizar o processo!

Viu como é importante colocar na ponta do lápis todos os custos e desperdícios (de dinheiro OU de chamadas) que você pode estar tendo na sua empresa, diante da Era da Colaboração e do compartilhamento, em que vivemos? Analise as diversas possibilidades que a sua empresa possa aproveitar esta era e ter melhores resultados! Para saber mais sobre este simulador recomendamos a leitura deste do post: “De quantos funcionários você realmente precisa?”.

PS: Para saber mais sobre atendimento remoto e compartilhado, visite a Prestus – a 1ª e maior empresa de Secretárias Virtuais do Brasil. Ou, se preferir ir direto aos pontos que mais te interessam, agende uma consultoria grátis (clique aqui).

Bons negócios e bons resultados!