Como fazer um planejamento orçamentário para treinamento online

Independente da área ou atividade, fazer um planejamento orçamentário pode não ser tão fácil quanto parece. Muito mais do que colocar possíveis despesas, os números precisam refletir um plano estratégico, com metas, objetivos mensuráveis e com indicadores de desempenho que permitam acompanhar esse orçamento e identificar de forma rápida problemas ou oportunidades. Isso não é diferente quando estamos falando de cursos online.

Não comece o orçamento antes do planejamento estratégico

O planejamento orçamentário de uma empresa que vende treinamento online pode parecer mais simples e com despesas reduzidas por não envolver uma estrutura física tão grande com sala de aula, quadro ou equipamentos de projeção, cadeiras etc. No entanto, esse planejamento é tão complexo quanto de qualquer outra empresa, já que o mercado online é altamente competitivo.

Por isso, comece com um excelente planejamento, o mais detalhado possível. Tenha claro os objetivos e metas para definir o público alvo. Pesquise bem o mercado e segmento que quer focar, isso será essencial para o restante do plano. Não esqueça de estudar a concorrência. A ideia não é copiar estratégias, mas sim descobrir e explorar o diferencial que você pode oferecer.

Feito isso, já pode seguir para a etapa de planejamento da produção: nível do curso (básico, intermediário, avançado), assuntos abordados, quantidade de aulas, duração do curso e de cada aula e divisão do conteúdo. Com todas essas definições em mãos, o importante é fazer o planejamento orçamentário, que será essencial para tomada de decisões, como e onde divulgar e quanto precisa vender para cobrir as despesas (o chamado Ponto de Equilíbrio), por exemplo.

Pensando em números

O planejamento orçamentário nada mais é do que o plano de ações transformado em números. Agora é a hora de definir:

• Quanto sua empresa quer faturar com o curso?
• Quais limites de despesas e custos precisa respeitar?
• Quais investimentos precisa realizar?
• Como acompanhar os números ao longo do ano?

O desafio, aqui, é olhar para o futuro e tentar desenvolver um plano para as receitas, os custos, as despesas e os investimentos. Você não só pode, como deve utilizar o planejamento estratégico para guiar o orçamentário.

Por exemplo, você definiu que serão 10 aulas de 30 minutos cada. Quais tecnologias e programas serão necessários para que essas aulas estejam disponíveis na internet? Você precisará de um local para gravar o conteúdo, um profissional para realizar a filmagem e edição, equipamento e um local para hospedar e disponibilizar os vídeos. Quanto custa tudo isso? Nessa mesma linha, olhando para os objetivos e metas, quanto você pretende ganhar?

Por isso, antes de continuarmos, é importante que você conheça alguns conceitos bem comuns na gestão orçamentária empresarial. Sugerimos mapeá-los e acompanhá-los ao longo de todo o processo, desde a concepção do curso até as vendas:

• Fluxo de Caixa: apresenta o saldo final e acompanha entradas e saídas;
• Receitas: todos os recursos financeiros ganhos na venda do produto ou serviço;
• Despesas: gastos para manter a estrutura funcionando, com exceção daqueles que contribuem para produção/geração do produto/serviço comercializado;
• Custos: gastos relacionados com a produção de produtos/serviço, como mão de obra, matéria-prima, de fabricação/produção, energia elétrica etc.

Lembre-se das equipes

Quanto mais ambiciosas forem as metas de alcance e venda com o curso online, maior será a estrutura necessária. Naturalmente, precisará contar com equipes diversas ou serviços, como de marketing para divulgar o curso, por exemplo. Lembre-se de colocar esses números no seu planejamento, mesmo que eles ainda não existam.

Por isso, embora o planejamento orçamentário seja um único documento, é importante respeitar as particularidades por área. O planejamento orçamentário de marketing, por exemplo, terá itens distintos do planejamento orçamentário de vendas. Mas todos precisam se falar! Na hora de compilar esses dados, também existem várias metodologias de orçamentos a serem usadas.

Tipos de orçamento

Se você já fez mais de um curso, tem um aliado importante na hora de fazer o planejamento orçamentário: os dados históricos. Usar as informações das experiências anteriores permite, inclusive, se prevenir de alguns possíveis problemas, além de já conhecer a maioria dos custos e despesas e poder prever com maior precisão.

Mas se esse cenário de aprender com erros e acertos passados definitivamente não é sua realidade, uma boa opção é usar a metodologia do Orçamento Base Zero (OBZ). A OBZ é uma ferramenta utilizada na elaboração do planejamento orçamentário para um determinado período a partir de uma base zerada, ou seja, sem levar em consideração as receitas, custos, despesas e investimentos de exercícios anteriores.

A vantagem dessa metodologia é que são analisadas premissas relacionadas com a função de cada Receita, Despesas, Custo ou Investimento, levando em consideração os planos e necessidades estratégicas da empresa, no caso, o curso.

Ferramentas na nuvem

Compreendido as formas de como fazer o planejamento orçamentário, pode surgir a dúvida de quais ferramentas usar, se planilhas ou programas já existentes. Mas, se estamos falando de cursos online, provavelmente você conhece bem as soluções em nuvem. É exatamente nelas que você também pode encontrar uma ferramenta importante para te ajudar nesse desafio de pensar sobre o orçamento: os softwares de planejamento orçamentário.

Além de permitir fazer o planejamento e acompanhamento do orçamento, a ferramenta precisa permitir pensar nos cenários. O cenário base é aquele que resulta do planejamento orçamentário Base Zero, onde há a estrutura, mas os valores estão zerados ou são previsões. A partir dessa base é possível pensar em cenários pessimistas e otimistas.

Por exemplo, se sua expectativa era de vender 10 cursos por mês, mas você vendeu 15 e manteve esse números ao longo do ano. Isso gera um cenário otimista e te permite pensar em quais impactos terá, onde poderá investir? Ou então o contrário. Você vendeu apenas quatro cursos e essas vendas continuaram baixas, quais serão os impactos? Onde terá que reduzir custos? Esse seria um cenário pessimista.

A ideia é te fazer pensar além dos custos de produção das aulas e ver que as possibilidades com cursos onlines são muito maiores se bem trabalhadas e planejadas. Lembre-se que há muitas vantagens em não ter que manter professores, salas e outros custos que um curso presencial exige, mas existem outras demandas que só o meio digital apresenta, como a disponibilização dos vídeos em uma plataforma na web. Por isso, o planejamento orçamentário é tão importante.

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